主动降噪，采购如何管理噪音

采购人员如何管理噪音？

采购工作难做的一个很重要因素，就是噪音太多。我的定义，采购工作中的噪音是指影响采购有效工作的一切消极、负面因素。这种噪音的来源和原因很多，我们以一个案例来开启讨论。

案例：

公司名称Woaw，间接采购经理是小乔，采购总监Tom，制造经理本先生，职安卫及厂务负责人麻吉小姐，麻吉小姐汇报给董事会助理简姐。

近期间接采购经理小乔有点郁闷，公司正在寻找行车的保养供应商，准备签订年度保养合同，此事推进非常不顺利。

首先的争议来自谁是用户和谁是决策者的问题？行车的使用方是制造经理本先生，行车维护的费用也来自本先生负责的成本中心，他认为只要在预算范围，采购决定就好，服务质量满足要求即可；麻吉小姐认为她是EHS和厂务负责人，所以她才是这件事的决策者，或者至少这个事情要她和本先生一起拍板，合同必须经过她的同意。

其次，争议来自于供应商选择。

按照采购经理小乔的想法，行车属于特种设备，她倾向于选择原厂服务，理由有如下：

1. 两台行车都是新的，在保修期内，原厂配件供应和服务都比较有保证。
2. 询价前，制造经理说使用频率不高，一年两次就可以。
3. 原厂报价出来了，15000元/次，一年两次.

这个报价遭到EHS麻吉小姐的强烈反对，理由有三点:

1. 她询问厂家维修工，维修工口头报价一万多一次，一年四次.
2. 看到采购收到的报价后，她觉得采购拿到的报价高了。
3. 她又按照不同条件问了几次价格，报价都不一样.
4. 综上，她觉得供应商报价不靠谱，
5. 在先前的一次供应商施工安全培训中，这家供应商的人员迟到了半个小时.

所以，麻吉觉得这个供应商不好，她要求选择其他供应商。

面对这种情况，采购经理乔小姐有些哭笑不得。

采购总监Tom提出了抗议，认为麻吉小姐严重违反工作职责和采购流程，制造噪音，干扰了正常的业务决策。

董事会简姐认为是她和麻吉小姐不熟悉采购流程，需要知道最新的采购政策和流程。

矛盾产生原因

这个案例，从某种角度看，大家都有一定的道理，于是采购总监Tom就开始思考，为什么会这样，这种用户“噪音”到底是怎么产生的？

职安卫和厂务管理麻吉小姐，如果作为用户，她不是成本中心负责人; 作为内部服务提供者，她又不赞同用户本经理的意见。颇有总经理的决策权利。

在Tom看来，除了上述问题，她还至少存在如下问题：

1. 对职责分工不清楚，她跨过采购部门，直接向供应商询价。 ---噪音的源头开始了。
2. 对采购知识和流程基本处于小白状态：比如，找一个维修工程师询价；口头1万多的报价她认为就是10000元/次；口头报价与正式书面报价的区别；不了解价格的组成因素，不管其他商务约束，都应该一个价；不了解供应商的业务逻辑。---制造噪音的逻辑和部分原因找到了。
3. 所以，在没有采购授权的情况下，麻吉小姐随性进行采购工作，并以此作为判断依据做出判断。--- 制造噪音的条件有了.
4. 接着，麻吉小姐以EHS的专业性来作为裁决的支撑，做出要求重新选择供应商的论断，并将邮件抄送给她的主管董事会助力简姐以及制造经理本先生。---噪音的传播开始了。
5. 在收到麻吉小姐的论断和Tom的抗议后，董事会助理以“不了解采购流程” 作为理由，事实上就是--- 为噪音的合理性做了支撑.

矛盾产生的深层次可能原因

除了上述的分析，还可能存在其他更深层次的原因， 比如：

• EHS小姐认为她做EHS很专业，一直跟供应商打交道，所以她做采购也很专业。
• EHS小姐认为作为用户，可以并由能力做出正确的采购决策。
• EHS小姐希望通过这种方式引入自己的供应商。

采购工作中哪些声音算是噪音呢？

如开头所说的，笔者认为采购工作中的噪音是指影响采购有效工作的一切消极、负面因素。这种噪音的来源和原因很多，比如：

• 用户自行找供应商询价
• 刻意隐藏部分需求信息
• 假装不懂，跳过流程
• 站在公司利益高度损害公司利益
• 不懂装懂
• 吹枕边风
• 刻意提高需求的专业性和复杂度
• 支持部门站在了决策高度
• 各种加塞
• 各种言论，想证明道德高人一等
• 管理层纵容
• … …

作为采购，如何有效地管理内部噪音?

主动降噪，保持人声(建议的声音）!

也有些采购会采取封堵的方式, 但是这不能完全隔绝的噪音的；而且也偶可能把良性的建议都一并隔绝了。

作为采购总监TOM，根据在Woaw公司的经验，以及对内部人员的认知，给了采购经理乔小姐如下建议：

1. 给懂进退的人一些空间, 以退为进！
2. 对于不懂进退和见好就收的, 5PIO战术：

• 用专业性回击 Professional
• 用流程回击 Procedure
• 用压迫回击 Pressure
• 欲擒故纵 Purchasing Welcome You
• 借力打力 Power of others DEPT
• 忽略噪音 Ignore noise
• 其他受众 Others can't suffer

总之，采购难做，噪音难管，那采购人员该怎么办呢？

1. 区分好"噪音"与 "建议"。
2. 搞明白为什么会有噪音？
3. 搞明白制造噪音的人的目的是什么？
4. 接受噪音！ 因为噪音是不可避免存在的！
5. 管理和控制噪音。
6. 取得管理层的支持。

The end.